PC Number: 2016-0668

Date: 2016-07-07

   His Excellency the Governor General in Council, on the recommendation of the Prime Minister,

(a)  pursuant to paragraph 127.1(1)(c) of the Public Service Employment Act,

(i)  appoints Sheila Fraser of Ottawa, Ontario, as a special adviser to the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness, to hold office during pleasure for a term ending on March 31, 2017, on a part-time basis, and

(ii)  fixes her remuneration, within the per diem range of $1,200 - $1,400, and certain conditions of employment as set out in annexed Schedule 1;

(b)  authorizes the payment of the following expenses incurred by the special adviser in the course of her duties:

(i)  travel-related expenses while on travel status away from her normal place of residence in accordance with the Travel Directive of the National Joint Council and the Special Travel Authorities of the Treasury Board, and

(ii)  any other reasonably necessary incidental expenses;

(c)  specifies that the special adviser’s mandate is

(i)  to provide advice and recommendations to the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness concerning any gaps or deficiencies in the policies, procedures and legislative framework of the Royal Canadian Mounted Police (“RCMP”) and in how those policies and procedures and the legislative framework were applied by the RCMP to the four plaintiffs named in the legal proceedings referred to in annexed Schedule 2 (“proceedings”) after the date on which they commenced their respective proceedings,

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(ii)  to provide advice and recommendations to the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness concerning how to address any gaps or deficiencies, after taking into account considerations such as the policies, procedures and best practices of other law enforcement organizations,

(iii)  to avoid duplication between her work and the review of workplace harassment in the RCMP that is being conducted by the Civilian Review and Complaints Commission for the Royal Canadian Mounted Police (“CRCC”), and

(iv)  to prepare a report for the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness that sets out the special adviser’s conclusions and recommendations in order to assist the Minister to fulfil his or her responsibilities under the Royal Canadian Mounted Police Act and the Department of Public Safety and Emergency Preparedness Act and that includes the following:

(A)  after the date on which the plaintiffs commenced their respective proceedings, the RCMP policies and procedures that were applied to the plaintiffs, how they were applied and whether they were applied to the plaintiffs in a manner that was consistent with how they were applied to other members of the RCMP,

(B)  the medical and employee support services that were made available or provided to the plaintiffs after the date on which the plaintiffs commenced their respective proceedings,

(C)  the measures that were applied to prevent reprisals after the date on which the plaintiffs commenced their respective proceedings, and

(D)  whether the plaintiffs were treated fairly and impartially by the RCMP after the date on which the plaintiffs commenced their respective proceedings;

(d)  directs the special adviser to communicate with the plaintiffs initially through their legal counsel;

(e)  directs the special adviser to seek to obtain the informed consent of the plaintiffs, in writing, for the collection, use and disclosure of their personal information;

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(f)  in accordance with the Privacy Act, authorizes the special adviser to access information that is in the possession of the RCMP, including third-party information, that is required to fulfil her mandate;

(g)  directs the special adviser to not disclose or make comments about any information or documentation that is subject to litigation privilege or solicitor-client privilege or, in civil law, to immunity from disclosure or professional secrecy of advocates and notaries and that is provided by the Department of Justice or the Office of the Attorney General of Canada in relation to the proceedings and any administrative matters involving any of the plaintiffs, including any information or documentation that is subject to settlement privilege or to a confidentiality agreement entered into with any of the plaintiffs;

(h)  directs the special adviser to submit a draft report to the Commissioner of the RCMP before submitting it to the Deputy Minister of Public Safety and Emergency Preparedness and to provide the Commissioner with a minimum two-week comment period;

(i)  authorizes the special adviser to submit the draft report to the Chairperson of the CRCC before submitting it to the Deputy Minister of Public Safety and Emergency Preparedness, if she considers it relevant to the CRCC, and to provide the Chairperson with a minimum two-week comment period;

(j)  directs the special adviser to submit the draft report to the Deputy Minister of Public Safety and Emergency Preparedness, at least two weeks before the final report is submitted to the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness; and

(k)  directs the special adviser to submit to the Minister of Public Safety and Emergency Preparedness the final report in both official languages, no later than March 31, 2017.

   Sur recommandation du premier ministre, Son Excellence le Gouverneur général en conseil :

a)  en vertu de l’alinéa 127.1(1)c) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique :

(i)  nomme Sheila Fraser, d’Ottawa (Ontario), au poste de conseillère spéciale du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile, à titre amovible et à temps partiel, pour un mandat se terminant le 31 mars 2017,

(ii)  fixe son traitement et certaines conditions d’emploi conformément à l’annexe 1 ci-jointe, lequel traitement se situe à un taux journalier compris dans l’échelle (1 200 $ - 1 400 $);

b)  autorise le remboursement des dépenses ci-après, engagées par la conseillère spéciale dans l’exercice de ses fonctions :

(i)  les frais de déplacement pour ses déplacements à l’extérieur de son lieu de résidence habituel, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et aux Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor,

(ii)  toute autre dépense accessoire qui est raisonnable et nécessaire;

c)  précise que le mandat de la conseillère spéciale est :

(i)  de présenter au ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile des recommandations et de le conseiller sur toute lacune ou insuffisance que comportent les politiques, les procédures et le cadre législatif de la Gendarmerie Royale du Canada (GRC) et leur application par la GRC, à l’égard des quatre demanderesses nommées aux litiges indiqués à l’annexe 2 ci-jointe (litiges), après la date du dépôt de leur poursuite respective,

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(ii)  de présenter au ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile des recommandations et de le conseiller sur les mesures à prendre pour remédier à toute lacune ou insuffisance, après avoir tenu compte, entre autres, des politiques, des procédures et des pratiques exemplaires d’autres organismes d’application de la loi,

(i)  d’éviter tout chevauchement de son travail et de l’examen du harcèlement en milieu de travail au sein de la GRC mené par la Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP),

(iv)  de préparer, à l’attention du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile, un rapport formulant des conclusions et des recommandations qui permettent au ministre de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada et de la Loi sur le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, et notamment ce qui suit :

(A)  après la date du dépôt par les demanderesses de leur poursuite respective, les politiques et procédures de la GRC appliquées aux demanderesses, la façon dont elles ont été appliquées et la question de savoir si elles ont été appliquées aux demanderesses de la même façon qu’elles ont été appliquées aux autres membres de la GRC,

(B)  les services médicaux et les services de soutien aux employés fournis aux demanderesses ou mis à leur disposition après la date du dépôt par les demanderesses de leur poursuite respective,

(C)  après la date du dépôt par les demanderesses de leur poursuite respective, les mesures prises pour prévenir toutes représailles à l’encontre des demanderesses,

(D)  après la date du dépôt par les demanderesses de leur poursuite respective, la question de savoir si la GRC a traité les demanderesses avec équité et impartialité;

d)  ordonne à la conseillère spéciale de procéder à la communication initiale avec les demanderesses par l’entremise de leurs avocats;

e)  ordonne à la conseillère spéciale de tenter d’obtenir, par écrit, le consentement éclairé des demanderesses pour recueillir, utiliser et communiquer leurs renseignements personnels;

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f)  conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, autorise la conseillère spéciale à obtenir communication des renseignements que possède la GRC, y compris ceux obtenus d’une tierce partie, et qui lui sont nécessaires pour remplir son mandat;

g)  ordonne à la conseillère spéciale de ne pas communiquer ou commenter les renseignements ou la documentation qui sont protégés par le privilège relatif au litige – en droit civil, l’immunité de divulgation – ou par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire et qui lui auront été fournis par le ministère de la Justice ou le bureau du procureur général du Canada à l’égard des litiges et de toutes mesures administratives impliquant l’une ou l’autre des demanderesses, notamment les renseignements ou la documentation visés par un privilège relatif aux règlements ou par un accord de confidentialité ayant été conclu avec l’une ou l’autre des demanderesses;

h)  ordonne à la conseillère spéciale de fournir un rapport provisoire au commissaire de la GRC avant de le fournir au sous-ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile et d’accorder à celui-ci au moins deux semaines pour soumettre ses commentaires;

i)  autorise la conseillère spéciale à fournir le rapport provisoire au président de la CCETP avant de le fournir au sous-ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile, si elle estime que le rapport présente un intérêt pour la CCETP, et à accorder au président au moins deux semaines pour soumettre ses commentaires;

j)  ordonne à la conseillère spéciale de fournir le rapport provisoire au sous-ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile au moins deux semaines avant de fournir le rapport final au ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile;

k)  ordonne à la conseillère spéciale de fournir, au plus tard le 31 mars 2017, le rapport final, dans les deux langues officielles, au ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.