PC Number: 2016-0011

Date: 2016-01-19



Mandate of the Independent Advisory Board for Senate Appointments and Terms and Conditions of Appointment of Members




1 The Independent Advisory Board for Senate Appointments (“Advisory Board”) is an independent and non-partisan body whose mandate is to provide non-binding merit-based recommendations to the Prime Minister on Senate nominations.


Composition of the Advisory Board


2(1) Members of the Advisory Board are appointed pursuant to paragraph 127.1‍(1)‍(c) of the Public Service Employment Act as special advisers to the Prime Minister.

(2) The Advisory Board is to consist of

(a) three permanent federal members (“federal members”), one of which is to be appointed as Chairperson; and

(b) two ad hoc members chosen from each of the provinces or territories where a vacancy is to be filled (“provincial members”)‍.

(3) The federal members must participate in deliberations relating to all existing and anticipated Senate vacancies.

(4) The provincial members must participate only in deliberations relating to existing and anticipated Senate vacancies in their respective province or territory.


Length of Advisory Board Terms


3(1) The federal members of the Advisory Board are to be appointed for two-year terms. Provincial members are to be appointed for terms not exceeding one year.

(2) Despite subsection (1), the initial appointments of the federal members will vary in length in order to permit the staggering of terms, as follows:

(a) the term of the first Chairperson is 30 months;

(b) the terms of each of the first two other federal members are 24 months and 18 months respectively.

(3) The terms of Advisory Board members may be renewed.

(4) The Advisory Board is to be convened at the discretion and on the request of the Prime Minister who may establish, revise or extend any of the timelines set out in this mandate.




4 The Advisory Board is to be supported by the Privy Council Office. The head of the Senior Personnel Secretariat, or his or her delegate, acts as an ex officio secretary to the Advisory Board.





5 In accordance with the terms of this mandate, the Advisory Board must provide to the Prime Minister for his consideration, within the time period set by the Prime Minister upon the convening of the Advisory Board, a list of five qualified candidates for each vacancy in the Senate with respect to each province or territory for which there is a vacancy or anticipated vacancy and for which the Advisory Board has been convened. The Prime Minister may take into consideration all of the qualified candidates with respect to all vacancies for that province or territory.


Recommendation Process


6 The members of the Advisory Board must:

(a) at all times, observe the highest standards of impartiality, integrity and objectivity in their consideration of all potential candidates;

(b) meet at appropriate intervals to set out its agenda, assess candidates, and engage in deliberations;

(c) apply fairly and with consistency the criteria provided by the Prime Minister in assessing whether potential candidates meet the qualifications, including those set out in the Constitution Act, 1867, for Senate appointments;

(d) interview potential candidates, at the Advisory Board’s discretion, and verify any references provided by potential candidates;

(e) in establishing a list of qualified candidates, seek to support the Government of Canada’s intent to achieve gender balance and to ensure representation of Indigenous peoples and linguistic, minority and ethnic communities in the Senate; and

(f) comply with the Privacy Act, the Conflict of Interest Act, and the Ethical and Political Activity Guidelines for Public Office Holders.


7(1) The members of the Advisory Board must declare any direct or indirect personal interest or professional or business relationship in relation to any candidate if such an interest or relationship could reasonably be considered to represent an actual or perceived conflict of interest.

(2) The declaration set out in subsection (1) must include a statement as to any gifts or hospitality received by the member from the candidate.

(3) If such a declaration is made, the Advisory Board must decide, having regard to the nature of the relationship, if the member must withdraw from any deliberation about the candidate.

(4) If the Advisory Board decides that the member must withdraw from any deliberation in relation to a candidate, those deliberations are undertaken by the remaining members of the Advisory Board, provided the number of members is not less than three.





8(1) In this mandate, “transitional process” means the initial recommendations to be made by the Advisory Board in early 2016 for the appointment of five Senators in order to fill two vacancies in Ontario, one in Quebec and two in Manitoba.

(2) Under the transitional process, the Advisory Board must undertake consultations, which could include groups which represent Indigenous peoples and linguistic, minority and ethnic communities, provincial, territorial and municipal organizations, labour organizations, community-based service groups, arts councils, and provincial or territorial chambers of commerce, in order to ensure that a diverse slate of individuals, with a variety of backgrounds, skills, knowledge and experience desirable for a well-functioning Senate are brought forward for the consideration of the Advisory Board.

9 Subsequent to the transitional process, an open application process is to be established to allow Canadians to apply for appointment to the Senate.

10 Advisory Board members may travel for the purpose of performing their functions, including for meeting with candidates and individuals or groups as part of their consultations.




11(1) All personal information provided to, and deliberations of, the Advisory Board are confidential and must be treated in accordance with the provisions of the Privacy Act.

(2) Any records created or received by the Advisory Board members that are under the control or will be under the control of the Privy Council Office are subject to the Access to Information Act and the Privacy Act.

(3) The members of the Advisory Board must maintain as confidential any information brought before them in the conduct of their work.

(4) Members of the Advisory Board must sign a confidentiality agreement as a precondition of their appointment.


12 No candidate is to be named publicly without their prior written consent.




13(1) Within three months after submitting the names of qualified candidates to the Prime Minister, under the transitional process and following each subsequent appointment process, the Advisory Board must provide a report, in both official languages, to the Prime Minister that contains information on the process, including on the execution of the terms of reference, the costs relating to the Advisory Board’s activities and statistics relating to the applications received.

(2) In addition, the report may provide recommendations for improvements to the process.

(3) The report must be made public.





Mandat du Comité consultatif indépendant sur les nominations au Sénat et modalités de nomination des membres




1 Le Comité consultatif indépendant sur les nominations au Sénat ( le « Comité consultatif ») est un organisme indépendant et non partisan qui a pour mandat de fournir au premier ministre des recommandations non contraignantes fondées sur le mérite en ce qui concerne les nominations au Sénat.


Composition du Comité consultatif


2(1) Les membres du Comité consultatif sont nommés à titre de conseillers spéciaux du premier ministre en vertu de l’alinéa 127.1‍(1)c) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

(2) Le Comité consultatif est composé :

a) de trois membres permanents fédéraux (« membres fédéraux »), dont l’un est nommé président;

b) de deux membres ad hoc provenant de chacune des provinces et de chacun des territoires pour lesquels les sièges sont à pourvoir (« membres provinciaux »)‍.

(3) Les membres fédéraux participent aux délibérations liées à tous les sièges vacants ou qui le deviendront.

(4) Les membres provinciaux participent uniquement aux délibérations liées aux sièges vacants ou qui le deviendront dans leur province ou territoire.


Durée des mandats


3(1) Les membres fédéraux sont nommés pour un mandat de deux ans et les membres provinciaux sont nommés pour un mandat maximal d’un an.

(2) Malgré le paragraphe (1), la durée des mandats des premiers membres fédéraux sont les suivants, afin de permettre l’échelonnement des mandats :

a) le premier président a un mandat de trente mois;

b) en ce qui concerne les deux autres premiers membres fédéraux, l’un a un mandat de 24 mois et l’autre, un mandat de 18 mois.

(3) Le mandat des membres du Comité consultatif peut être renouvelé.

(4) Le Comité consultatif est convoqué à la discrétion et à la demande du premier ministre, qui peut établir, revoir ou reporter les échéances établies dans le mandat.





4  Le Comité consultatif reçoit le soutien du Bureau du Conseil privé. Le chef du Secrétariat du personnel supérieur ou son délégué agit d’office comme secrétaire du Comité consultatif.




5  Conformément au présent mandat, le Comité consultatif soumet à l’examen du premier ministre, dans la période que ce dernier précise lors de la constitution du Comité consultatif, une liste de cinq candidats qualifiés pour chaque siège qui est vacant au Sénat ou qui le deviendra à l’égard d’une province ou d’un territoire et pour lequel le Comité consultatif a été constitué. Le premier ministre peut évaluer l’ensemble des candidats qualifiés à l’égard de tous les postes vacants pour cette province ou ce territoire.


Processus de recommandation


6 Les membres du Comité consultatif :

a) respectent en tout temps les normes les plus strictes d’impartialité, d’intégrité et d’objectivité dans l’examen des candidatures;

b) se rencontrent à une fréquence appropriée pour établir l’ordre du jour, évaluer les candidats et délibérer;

c) appliquent équitablement et uniformément les critères énoncés par le premier ministre afin de déterminer si les candidats possèdent les qualifications nécessaires pour être nommés au Sénat, y compris celles prévues par la Loi constitutionnelle de 1867;

d) convoquent, à leur discrétion, les candidats en entretien et vérifient les références fournies par ceux-ci;

e) pour établir la liste de candidats qualifiés, cherchent à appuyer le gouvernement du Canada dans son intention d’atteindre l’équilibre entre hommes et femmes et d’assurer la représentation des peuples autochtones et des groupes linguistiques, minoritaires et culturels au Sénat;

f) respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur les conflits d’intérêts et les Lignes directrices en matière d’éthique et d’activités politiques à l’intention des titulaires de charge publique.


7(1) Les membres du Comité consultatif doivent déclarer tout intérêt personnel et toute relation professionnelle ou d’affaires, qu’ils soient directs ou indirects, à l’égard de tout candidat, s’il est raisonnable de croire que cet intérêt ou cette relation pourrait constituer un conflit d’intérêts réel ou une apparence de conflit d’intérêts.

(2) La déclaration visée au paragraphe (1) fait état de tout cadeau ou marque d’hospitalité reçus du candidat.

(3) En cas de telle déclaration, le Comité consultatif décide, selon la nature de la relation, si le membre doit se retirer de toute délibération concernant le candidat.

(4) Si le Comité consultatif décide que le membre doit se retirer de toute délibération concernant le candidat, ces délibérations sont entreprises par les autres membres du Comité consultatif, à condition qu’ils soient au moins trois.




8(1) Dans le présent mandat, le « processus de transition » vise les premières recommandations formulées par le Comité consultatif au début de 2016 en vue de la nomination de cinq sénateurs pour pourvoir à deux sièges vacants en Ontario, un siège vacant au Québec et deux sièges vacants au Manitoba.

(2) Dans le cadre du processus de transition, le Comité consultatif mène des consultations, lesquelles peuvent être menées auprès de groupes qui représentent les peuples autochtones, de groupes linguistiques, minoritaires et culturels, d’organisations provinciales, territoriales et municipales, d’organisations syndicales, de groupes de service communautaire, de conseils des arts et de chambres de commerce provinciales et territoriales, pour veiller à ce qu’un éventail de personnes d’horizons variés et possédant les compétences, les connaissances et l’expérience voulues pour assurer le bon fonctionnement du Sénat soient soumises à l’examen du Comité consultatif.


9 Une fois le processus de transition terminé, un processus de sélection ouvert sera mis en place afin de permettre aux Canadiens et aux Canadiennes de présenter leur candidature au Sénat.


10 Les membres du Comité consultatif peuvent voyager pour remplir leur mandat, notamment pour rencontrer des candidats, des individus ou des groupes dans le cadre des consultations.




11(1) Les délibérations du Comité consultatif ainsi que tous les renseignements personnels qui lui sont communiqués sont confidentiels et sont traités conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

(2) Tout document créé ou reçu par un membre du Comité consultatif et qui est ou devient sous le contrôle du Bureau du Conseil privé est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

(3) Les membres du Comité consultatif assurent la confidentialité de tout renseignement dont ils sont saisis dans l’exercice de leurs fonctions.

(4) La signature d’une entente de confidentialité est une condition préalable à la nomination des membres du Comité consultatif.


12 Les noms des candidats ne sont pas annoncés publiquement sans le consentement écrit des candidats concernés.





13(1) Dans les trois mois suivant la remise des noms de candidats qualifiés au premier ministre dans le cadre du processus de transition et suivant chaque processus de nomination subséquent, le Comité consultatif lui présente un rapport dans les deux langues officielles, contenant de l’information sur le processus, notamment sur l’exécution du mandat, sur les frais liés aux activités, et sur les statistiques relatives aux candidatures reçues.

(2) En outre, le rapport peut contenir des recommandations visant à améliorer le processus.

(3)  Le rapport est rendu public.