PC Number: 2009-0422

Date: 2009-03-25

Whereas, pursuant to paragraph 127.‍1‍(1)‍(c) of the Public Service Employment Act, the Governor in Council may appoint a special adviser to a minister;

And whereas the Governor in Council deems it necessary that there be a special adviser to the Minister for International Trade acting as the extractive sector corporate social responsibility counsellor;

Therefore, Her Excellency the Governor General in Council, on the recommendation of the Prime Minister, hereby sets out in the annexed schedule the terms and conditions of employment of the special adviser to the Minister for International Trade, to be known as the Extractive Sector Corporate Social Responsibility Counsellor, who may be appointed by the Governor in Council under paragraph 127.‍1‍(1)‍(c) of the Public Service Employment Act.

Attendu que, en vertu de l’alinéa 127.‍1‍(1)‍c‍) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le gouverneur en conseil peut nommer un conseiller spécial d’un ministre;

Attendu que la gouverneure en conseil juge nécessaire que le ministre du Commerce international soit appuyé par un conseiller en responsabilité sociale des entreprises de l’industrie extractive,

À ces causes, sur recommandation du premier ministre, Son Excellence la Gouverneure générale en conseil établit, conformément à l’annexe ci‍-‍jointe, les modalités d’emploi du conseiller spécial du ministre du Commerce international, lequel doit porter le titre de conseiller en responsabilité sociale des entreprises de l’industrie extractive, que le gouverneur en conseil peut nommer en vertu de l’alinéa 127.‍1‍(1)‍c‍) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

SCHEDULE

INTERPRETATION

1.   The following definitions apply in this schedule.

“Canadian extractive sector company” means an oil, gas or mining company that has been incorporated in Canada or that has its head office in Canada. (entreprise canadienne de l’industrie extractive)

“Counsellor” means the Extractive Sector Corporate Social Responsibility Counsellor. (conseiller)

“Department” means the Department of Foreign Affairs and International Trade. (ministère)

“Minister” means the Minister for International Trade. (ministre)

“National Contact Point” means the interdepartmental committee, chaired by a representative of the Department, created in accordance with the OECD Guidelines for Multinational Enterprises. (point de contact national)

“performance guidelines” means the International Finance Corporation Performance Standards, the Voluntary Principles on Security and Human Rights, the Global Reporting Initiative and the OECD Guidelines for Multinational Enterprises, all of which deal with corporate social responsibility and are endorsed by the Government of Canada. (lignes directrices)

APPOINTMENT

2.   The Counsellor shall be appointed by the Governor in Council, pursuant to paragraph 127.‍1‍(1)‍(c) of the Public Service Employment Act, for a term of three years, which term may be renewed, and may only be removed for cause by the Governor in Council.

STAFF AND SUPPORT

3.   The staff of the Office of the Counsellor shall be employed under the Public Service Employment Act and shall be part of the Department.

MANDATE

4.   The mandate of the Counsellor shall be

(a)   to review the corporate social responsibility practices of Canadian extractive sector companies operating outside Canada; and

(b)   to advise stakeholders on the implementation of the performance guidelines.

LIMITATIONS ON AUTHORITY

5.   (1) The Counsellor shall not review any activity that occurred before the day on which the first Counsellor was appointed.

(2)   The National Contact Point shall remain the primary authority concerning the OECD Guidelines for Multinational Enterprises.

(3)   If a request for review is received by the Counsellor that relates only to the OECD Guidelines for Multinational Enterprises, the Counsellor shall refer the request to the National Contact Point.

(4)   If a request for review is received by the Counsellor or the National Contact Point that relates to the OECD Guidelines for Multinational Enterprises and any other performance guidelines, the Counsellor shall lead the review and shall consult with the National Contact Point on issues relating to the OECD Guidelines for Multinational Enterprises.

(5)   The Counsellor shall not

(a)   make binding recommendations;

(b)   make policy or legislative recommendations;

(c)   create new performance standards; or

(d)   apply standards other than the performance guidelines.

(6)   The Counsellor shall only undertake a review with the express written consent of the parties involved.

REQUESTS FOR REVIEW

6.   (1) The Counsellor may review an issue on receipt of a request from

(a)   an individual, group or community that

(i)   reasonably believes that it is being or may be adversely affected by the activities of a Canadian extractive sector company in its operations outside Canada, and

(ii)   believes that the activities referred to in subparagraph (i) are inconsistent with the performance guidelines; or

(b)   a Canadian extractive sector company that believes it is the subject of unfounded allegations concerning its corporate conduct outside Canada in relation to the performance guidelines.

(2)   The Counsellor may not on his or her own initiative review the activities of a Canadian extractive sector company but may informally approach a company if he or she believes that early dialogue could prevent a dispute from arising or escalating.

(3)   In undertaking reviews, the Counsellor will aim to foster constructive collaboration and dialogue between stakeholders.

(4)   The review process shall comprise the following five stages:

(a)   initial assessment;

(b)   informal mediation;

(c)   fact‍-‍finding;

(d)   access to formal mediation; and

(e)   reporting.

(5)   The Counsellor may

(a)   refuse to deal with a request for review;

(b)   determine how a review is to be conducted;

(c)   determine at what stage to conclude a review; and

(d)   determine whether a review should be terminated before completion.

(6)   In exercising the powers referred to in subsection (5), the Counsellor shall consider

(a)   the amount of time that has elapsed since the alleged activity occurred;

(b)   the amount of time that has elapsed since the requester became aware of the issue;

(c)   the nature and seriousness of the issue;

(d)   whether the request was made in good faith;

(e)   the extent to which other redress mechanisms have been exhausted; and

(f)   whether the issue is substantiated.

(7)   As soon as is practicable, the Counsellor shall inform the parties of the results of the review or any action taken during the review.

(8)   Subject to subsection (9), the Counsellor shall issue a written public statement following the conclusion of a review of the activities of a Canadian extractive sector company operating outside Canada.

(9)   Before issuing a public statement, the Counsellor shall inform the parties of the results of the review and shall share the statement with the Minister and the Minister of Natural Resources, as well as with the Minister of International Cooperation if, in the view of the Counsellor, the review is relevant to the mandate of the Minister of International Cooperation.

(10)   The Minister may direct the Counsellor to study other matters related to the Counsellor’s mandate and the Counsellor shall report back to the Minister on those matters. The Minister shall determine whether to make public the results of such a study.

ACCOUNTABILITY AND ANNUAL REPORT

7.   (1) The Counsellor shall report directly to and be accountable to the Minister.

(2)   The Counsellor shall submit an annual report on the activities of the Office of the Counsellor to the Minister, the Minister of Natural Resources and the Minister of International Cooperation, and the Minister shall table the annual report in Parliament.

(3)   The Counsellor shall publish the annual report as soon as it has been tabled in Parliament by the Minister.

(4)   If it appears to the Counsellor that information in an annual report would reflect adversely on any person or organization, he or she shall give them an opportunity to comment and shall include a fair and accurate summary of the comments in the annual report. With respect to including personal information in the annual report, the Counsellor shall comply with the relevant provisions of the Access to Information Act, the Privacy Act and any other applicable Act of Parliament.

OTHER REPORTS AND RECOMMENDATIONS

8.   (1) The Counsellor shall only issue statements or reports in accordance with subsections 6‍(8) and 7‍(3).

(2)   In reviewing the activities of a Canadian extractive sector company, the Counsellor shall, if the company is found to be operating in a manner that is inconsistent with the performance guidelines, make recommendations to assist the company in ensuring that its activities are consistent with those guidelines, except in cases referred to in subsection 5‍(3).

CONFIDENTIALITY

9.   The Counsellor and persons acting on his or her behalf shall not disclose any information that is acquired while carrying out the Counsellor’s responsibilities without the permission of any person affected, except in accordance with an Act of Parliament.

ANNEXE

DÉFINITIONS

1.   Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente annexe.

« ‍ ‍ conseiller ‍ ‍ » Le conseiller en responsabilité sociale des entreprises de l’industrie extractive. (Counsellor)

« ‍ ‍ entreprise canadienne de l’industrie extractive ‍ ‍ » Toute entreprise pétrolière, gazière ou minière qui a été constituée en personne morale au Canada ou dont le siège social est situé au Canada. (Canadian extractive sector company)

« ‍ ‍ lignes directrices ‍ ‍ » Les Critères de performance de la Société financière internationale, les Principes volontaires sur la sécurité et les droits de l’homme, l’Initiative mondiale sur les rapports de performance et les Principes directeurs de l’OCDE à l’intention des entreprises multinationales, tous ayant trait à la responsabilité sociale des entreprises et étant soutenus par le gouvernement du Canada. (performance guidelines)

« ‍ ‍ ministère ‍ ‍ » Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. (Department)

« ‍ ‍ ministre ‍ ‍ » Le ministre du Commerce international. (Minister)

« ‍ ‍ point de contact national ‍ ‍ » Le comité interministériel présidé par un représentant du ministère, qui a été créé suivant les Principes directeurs de l’OCDE à l’intention des entreprises multinationales. (National Contact Point)

NOMINATION

2.   Le conseiller est nommé par le gouverneur en conseil, en vertu de l’alinéa 127.‍1‍(1)‍c‍) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, pour un mandat renouvelable de trois ans, sauf révocation motivée de la part du gouverneur en conseil.

PERSONNEL ET SOUTIEN

3.   Le personnel du bureau du conseiller est embauché conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et fait partie du ministère.

MANDAT

4.   Le conseiller a pour mandat ‍ ‍ :

a)   d’examiner les pratiques de responsabilité sociale des entreprises canadiennes de l’industrie extractive qui œuvrent à l’étranger;

b)   de donner aux parties intéressées des conseils sur le respect des lignes directrices.

LIMITES DU MANDAT

5.   (1) Le conseiller n’examine pas les activités ayant eu lieu avant la nomination du premier conseiller.

(2)   Le point de contact national demeure l’autorité principale quant aux Principes directeurs de l’OCDE à l’intention des entreprises multinationales.

(3)   Si le conseiller reçoit une demande d’examen qui porte seulement sur les Principes directeurs de l’OCDE à l’intention des entreprises multinationales, il confie la demande au point de contact national.

(4)   Le conseiller examine les demandes relatives aux Principes directeurs de l’OCDE à l’intention des entreprises multinationales et à d’autres lignes directrices, qui lui ont été présentées ou qui ont été présentées au point de contact national; il est appuyé par le point de contact national pour les questions concernant les Principes directeurs de l’OCDE à l’intention des entreprises multinationales.

(5)   Le conseiller ne peut ‍ ‍ :

a)   formuler de recommandation contraignante;

b)   formuler de recommandation de politique publique ou législative;

c)   établir de nouvelles normes de rendement;

d)   appliquer des normes autres que les lignes directrices.

(6)   Le conseiller ne peut procéder à l’examen qu’avec le consentement écrit exprès des parties en cause.

DEMANDE D’EXAMEN

6.   (1) Le conseiller peut examiner la question en litige dès qu’il reçoit une demande ‍ ‍ :

a)   soit d’un individu, d’un groupe ou d’une collectivité qui ‍ ‍ :

(i)   a des motifs raisonnables de croire qu’il subit ou pourrait subir des effets indésirables des activités d’une entreprise canadienne de l’industrie extractive dans le cadre de ses opérations à l’extérieur du Canada,

(ii)   croit que les activités visées au sous‍-‍alinéa (i) ne sont pas conformes aux lignes directrices;

b)   soit d’une entreprise canadienne de l’industrie extractive qui croit faire l’objet d’allégations non fondées concernant sa conduite à l’extérieur du Canada à la lumière des lignes directrices.

(2)   Le conseiller ne peut pas examiner de son propre chef les activités d’une entreprise canadienne de l’industrie extractive. Il peut toutefois se mettre en rapport officieusement avec une entreprise s’il croit qu’une première discussion pourrait empêcher qu’un différend ne survienne ou ne s’envenime.

(3)   Dans le cadre des examens, le conseiller tente d’encourager une collaboration et un dialogue fructueux entre les parties intéressées.

(4)   Le processus d’examen se compose des cinq étapes suivantes ‍ ‍ :

a)   l’évaluation préliminaire;

b)   la médiation informelle;

c)   l’enquête;

d)   l’accès à la médiation officielle;

e)   le rapport.

(5)   Le conseiller peut ‍ ‍ :

a)   refuser d’étudier une demande d’examen;

b)   choisir les modalités de l’examen;

c)   décider à quelle étape il conclut l’examen;

d)   décider s’il convient de mettre fin à l’examen avant de l’avoir terminé.

(6)   Dans l’exercice des pouvoirs prévus au paragraphe (5), le conseiller tient compte des facteurs suivants ‍ ‍ :

a)   le temps écoulé depuis que l’activité alléguée a eu lieu;

b)   le temps écoulé depuis que le demandeur a pris connaissance de la question en litige;

c)   la nature et la gravité de la question en litige;

d)   la question de savoir si la demande d’examen a été faite de bonne foi;

e)   la mesure dans laquelle d’autres mécanismes de secours ont été épuisés;

f)   le bien‍-‍fondé du problème.

(7)   Le conseiller informe aussitôt que possible les parties en cause du résultat de son examen ou des mesures prises durant l’examen.

(8)   Sous réserve du paragraphe (9), le conseiller rend publique une déclaration écrite au terme de l’examen des activités d’une entreprise canadienne de l’industrie extractive qui œuvre à l’étranger.

(9)   Avant toute déclaration publique, le conseiller informe les parties en cause du résultat de son examen et fait part de la déclaration au ministre et au ministre des Ressources naturelles, ainsi qu’au ministre de la Coopération internationale lorsqu’il estime que l’examen est pertinent au mandat de ce dernier.

(10)   Le ministre peut ordonner au conseiller d’étudier d’autres questions liées au mandat du conseiller et celui‍-‍ci doit soumettre au ministre un rapport sur ces questions. Le ministre décide s’il faut rendre publics les résultats d’une telle étude.

RESPONSABILITÉ ET RAPPORT ANNUEL

7.   (1) Le conseiller doit rendre compte au ministre. Il relève directement de lui.

(2)   Le conseiller présente un rapport annuel des activités de son bureau au ministre, au ministre des Ressources naturelles et au ministre de la Coopération internationale, et le ministre dépose ce rapport devant le Parlement.

(3)   Il publie le rapport dès son dépôt devant le Parlement par le ministre.

(4)   Si le conseiller estime que des renseignements contenus dans le rapport auraient une incidence négative sur toute personne ou organisme, il leur donne la possibilité de se faire entendre et il inclut un résumé fidèle de leurs observations dans le rapport. S’agissant de renseignements personnels, il doit se conformer aux dispositions applicables de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de toute autre loi fédérale.

AUTRES RAPPORTS ET RECOMMANDATIONS

8.   (1) Le conseiller ne rend publics des rapports ou des déclarations qu’en conformité avec les paragraphes 6‍(8) et 7‍(3).

(2)   Lors de l’examen des activités d’une entreprise canadienne de l’industrie extractive, si le conseiller juge que l’entreprise ne se conforme pas aux lignes directrices, il fait des recommandations afin d’aider l’entreprise à s’assurer que ses activités sont conformes à ces lignes directrices, à l’exception des cas prévus au paragraphe 5‍(3).

CONFIDENTIALITÉ

9.   Le conseiller et les personnes agissant en son nom ne peuvent communiquer les renseignements qu’ils ont obtenus dans le cadre de leurs responsabilités sans le consentement des personnes visées, sauf en conformité avec les lois fédérales.